Inbox Zero, saiba o que é e como usar

Para melhorar a produtividade, o Inbox Zero sugere que você faça uma triagem nos e-mails e deixe sempre sua caixa de entrada zerada

Inbox Zero, saiba o que é e como usar

Você já ouviu falar do conceito de inbox zero? É uma técnica desenvolvida pelo escritor e podcaster Merlin Mann. A ideia do Inbox Zero refere-se na verdade, “a quantidade de tempo em que o cérebro da pessoa está na sua caixa de entrada”.

Para melhorar a produtividade, você realiza uma triagem dos e-mails e depois zera a sua caixa. Isso pode ser um desafio diário. Essa metodologia foi criada para melhorar a produtividade dos trabalhadores de uma empresa, afinal até hoje esse é o meio de comunicação mais utilizado pelas companhias. E para evitar a ansiedade de abrir a sua caixa e ver aquele monte de e-mails lidos e não lidos e ficar sem saber o que fazer, que criamos esse artigo.

“Lembre-se: não se trata de deixar sua caixa de entrada vazia. Trata-se de ver o máximo de mensagens da forma mais rápida e então, ser capaz de identificar quais mensagens merecem sua atenção.”

Inbox Zero na prática

Na visão geral do criador dessa metodologia,  para você aumentar a sua produtividade e evitar a ansiedade por causa dos excessos de e-mails, primeiramente, mantenha a sua caixa de entrada fechada por quase o dia todo. Assim, você pode trabalhar com a triagem dos e-mails com mais tranquilidade. Essa triagem é realizada partindo dos princípios de: Deletar, Delegar, Responder, Adiar ou Fazer ao processar os seus e-mails.

Deletar

O email não será mais útil? Não precisará tomar nenhuma decisão em relação à ele mais tarde? Então, exclua definitivamente. Caso tenha receio de excluí-lo, você também pode arquivá-lo. Dessa forma, a sua caixa de entrada ficará limpa e o e-mail permanecerá disponível caso necessite.

Delegar

Você é a pessoa indicada para resolver a tarefa? Caso negativo, direcione à pessoa correta.

Adiar

Questione-se se esse e-mail demorará para ser respondido ou se será necessário incluir anexos. Uma dica: ponha uma etiqueta ou separe esse e-mail em uma pasta para que você possa resolvê-lo depois de ter passado por todas as mensagens.

Fazer

Se têm e-mails que você pode responder em menos de dois minutos, faça isso! ( regra emprestada da filosofia do GTD “Getting Things Done”)
Assim, evitará o desgaste de reabri-lo, reavaliar ou simplesmente muda-lo de pasta.

Você sabia que em média um profissional passa 6,3 horas por dia lidando com e-mails?

A utilização do Inbox Zero é bem simples, porém pode soar trabalhoso. Contudo, isso facilitará a sua vida. O uso de marcadores é uma bela vantagem para organizar os seus e-mails. Sabe como utilizá-los?

No inicio do processo, é essencial que você deixe zerado a sua caixa de entrada. Primeiramente, arquivando-os.
Após isso, você pode utilizar os marcadores que facilitarão a sua vida deixando a sua caixa organizada.

Para a utilização desses marcadores, clique em “configurações” e selecione o ícone “marcadores”. Depois, clique em “novo marcador”.

Você pode criar esses quatro marcadores citados abaixo:

  • Cobrar hoje
    Esse marcador pode ser usado quando é preciso ter a resposta do seu e-mail no mesmo dia.
  • Cobrar amanhã
    Mais utilizado para cobrar respostas dos e-mails no dia seguinte. Se possível, use no começo do dia.
  • Responder hoje
    Mensagens que precisam de resposta no mesmo dia.
  • Responder amanhã
    E-mails que podem ser respondidos até o dia seguinte.

As vantagens do Inbox Zero

As vantagens do inbox zero

Além de ser eficiente e aumentar a produtividade dos colaboradores, é um método gratuito de otimização.

Ademais, o Inbox Zero serve para ajudar na concentração das tarefas que são realmente importantes, facilitando o seu dia a dia na empresa ou na sua vida pessoal.

Aplicar ou não esse método?

Para alguns o Inbox Zero é uma metodologia excelente, porém para outros pode não ser uma boa ideia. Como nos mostram as entrevistas realizadas por Tim Metz, cofundador do Saent (um dispositivo que ajuda a bloquear distrações).
Veja o artigo completo em: https://blog.todoist.com/pt/2015/06/30/inbox-zero-como-personalidade-afeta-gestao-emails/

Vejamos algumas opiniões expostas nas entrevistas feitas por ele:

Para Taco Anema, fundador holandês da empresa de bicicletas elétricas QWIC, o Inbox Zero é muito bom no papel mas na prática, ele diz não possuir tempo para chegar até o fim da sua caixa de e-mail todos os dias.

Já para Sara Rosso, gerente global de serviços VIP da Automatic:

“Eu acho que este conceito é difícil para algumas pessoas “abraçarem”, e isso acaba deixando-as com uma caixa de emails desorganizada. Nem todas as mensagens são para ser respondidas, ou merecem o seu tempo. Clicar em apagar e arquivar era o tipo da coisa que eu comecei a fazer primeiro, sempre dizendo para mim mesma que depois eu responderia, mas eu nunca fazia isso. Agora eu sou mais honesta comigo mesma, e simplesmente já tomo a decisão e respondo ali mesmo.”

 O PhD Piers Steel, um dos maiores especialistas do mundo em motivação e procrastinação da Universidade de Calgary, diz:

“Eu gosto da idéia, mas eu ainda preciso de um lugar para armazenar as minhas mensagens. Eu já tentei ter uma boa estrutura de armazenamento, mas várias coisas acabam me fazendo perder o fio da meada e eu esqueço onde eu arquivei aquela mensagem específica.”

Conclusão

Use como seu aliado e não como o seu inimigo. Esse método pode auxiliar na organização de seus e-mails, claro que não é a única forma, mas é uma boa opção capaz de lhe ajudar a resolver a bagunça na caixa de entrada.

Mas como vimos nos depoimentos, para cada pessoa funciona de uma forma.

Mas uma coisa é certa: o objetivo principal não é deixar sua caixa de entrada zerada apenas, o principal é fazer com que você consiga lidar com todas as suas mensagens rapidamente para poder focar em tarefas mais importantes.

Gostou desse artigo sobre Inbox Zero? Então, você vai gostar de ler nosso artigo sobre a: Estratégia de Ashton Kutcher para lidar com e-mails.


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