A estratégia de Ashton Kutcher para lidar com emails

Curiosa e simples, porém brilhante tática para não perder tempo desnecessário com emails

A estratégia de Ashton Kutcher para lidar com emails

Em uma entrevista realizada por Ariana Huffington, fundadora e CEO da Thrive Global com o ator Ashton Kutcher, eles conversaram sobre vários assuntos, um que chamou atenção foi sobre como lidar com emails.

Além de ser ator, Ashton Kutcher criou um fundo de investimentos e já investiu em empresas como: Spotify, Airbnb, Foursquare e Uber.

Na entrevista, ele explica quais são as suas estratégias para lidar com emails.

Nada de emails pela manhã

Nada de emails pela manhã

A tática utilizada é: em seu primeiro horário de trabalho, não visualizar os emails.

Simplesmente fazer o que tem de ser feito para depois visualizá-los.

Primeiramente, ele escreve todas as tarefas que deseja realizar no dia e quais deverão ser feitas por outras pessoas.

Ele conta que antes de adotar esse método, despendia duas horas por dia para responder emails. Além disso, para cada email sempre havia uma resposta e dessa forma, nunca conseguia cumprir com suas próprias tarefas, pois a maioria das mensagens que respondia era tarefa de outras pessoas.

Agora, Kutcher deixa bem claro que se alguém encaminhar um email, a chance de obter sua resposta entre 24 a 48 horas será mínima.

Além disso, ele definiu diretrizes bem claras de emails em sua empresa chamada Sound Ventures.

Para cada nova empresa inclusa em seu portfólio, é encaminhada uma mensagem que informa:

“Aqui estão os membros da equipe. Se você quer X, vá para esta pessoa. Se você quer Y, vá para essa pessoa. Se você quer Z, vá para esta pessoa” disse ele. “Se você encaminhar para mim, a probabilidade de responder dentro de 24 a 48 horas é muito, muito baixa, então vá para essas pessoas responsáveis ​​por essas coisas.” E realmente cria eficiência dentro de nossa organização, segundo o próprio.

Dessa forma, houve um grande aumento de produtividade além de conseguir administrar melhor o seu tempo.

Essas dicas são valiosas uma vez que o email tornou-se um dos meios de comunicação profissional mais importantes.

Saber administrar e organizá-los é essencial para ter mais eficiência e produtividade no seu dia a dia. Apesar disso ser negligenciado por muitos profissionais, é importante ter essa preocupação de organização, pois assim facilita o seu acesso às mensagens rapidamente já que a maioria das pessoas em seu local de trabalho recebem em média 50 emails por dia.

Dicas para organização dos emails

Dessa forma, essas dicas abaixo podem complementar o que foi dito por Ashton Kutcher:

  • Mude a forma de checagem de seus emails: adote intervalos para visualizar seus emails que não prejudique e interrompa a todo momento, assim você evita distrações e não deixa tarefas pela metade;
  • Tenha um método antes de ler as mensagens: se a leitura e a resposta durarem dois minutos, vale a pena responder no momento, caso contrário, planeje para responde-los de uma vez em um determinado momento do dia;
  • Elimine a cópia aberta: Se você enviar um e-mail em cópia aberta para 20 pessoas, você tem uma propabilidade de receber 20 mensagens de retorno. Contudo, com a cópia oculta você evita um grande número de mensagens desnecessárias. Caso os destinatários precisem saber quem está sendo copiado, coloque o nome das pessoas na primeira linha, basta copiar e colar os emails em cópia;
  • Estabeleça meta de caixa de entrada vazia;
  • Programe mensagens para serem automaticamente armazenadas em pastas;
  • Crie respostas padronizadas: Nunca deixe e-mails sem resposta. Se você tem o hábito de responder questões de um mesmo assunto constantemente, crie um e-mail bem informativo e guarde-o em uma pasta chamada, por exemplo, Perguntas Frequentes.

E você? o que faz para lidar com os seus emails? Deixe o seu comentário.

Veja matéria em inglês.


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